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A retenção de alunos é tão importante quanto a sua conquista.
Isto porque alunos rematriculados são vistos como clientes leais, o que pode levar à ampliação da imagem da escola e dos programas educacionais.
Podemos dizer que a rematrícula é a chave de ouro de qualquer instituição, pois ela garante um público fiel: é o que chamamos de LTV (LifeTime Value).
Quando um aluno segue pagando as mensalidades por um bom tempo, dizemos que ele tem um LTV alto – e isso é essencial para a saúde financeira da instituição.
Por este motivo, um bom processo de rematrícula permite que este público esteja sempre por perto. Sem ela, a IE corre o risco de perder a base sólida de alunos.
Assim, podemos dizer que a rematrícula garante:
- base sólida de estudantes;
- clientes leais, o que pode levar à ampliação da imagem da escola e dos programas educacionais;
- faturamento confiável e recorrente.
Uma boa estratégia de captação de alunos é indispensável para qualquer instituição de ensino. Mas garantir a permanência do estudante na IES também deve estar entre os principais objetivos da gestão, uma vez que o processo de rematrícula, muitas vezes, representa um gargalo que pode ou não direcionar para a evasão escolar.
Existe um momento certo para iniciar a campanha de rematrícula?
A campanha de rematrícula é um momento estratégico para as Instituições de Ensino (IE): é neste período em que o estudante confirma seu interesse em prosseguir os estudos na instituição, o que serve como uma espécie de validação do caminho que está sendo traçado pela gestão.
Mas quando se observa uma taxa mais alta de evasão, é possível apontar uma série de fatores diferentes, como:
- Captação do estudante por instituições concorrentes;
- Insatisfação com a escola;
- Baixa qualidade no ensino;
- Instabilidade financeira; e
- Problemas como bullying, inadequação etc.
Mas estes e outros problemas não surgem do dia para a noite: eles podem e devem ser identificados a partir de um trabalho ativo da gestão.
Trata-se do que é chamado de Gestão da Permanência, que consiste em manter equipes trabalhando para combater, preventivamente, a redução da taxa de adesão à rematrícula.
Gestão da Permanência na retenção de alunos
A gestão de permanência busca aperfeiçoar os processos da IE, ouvindo e acompanhando as queixas dos estudantes, pais e responsáveis para que, assim, a experiência seja cada vez melhor.
Dessa forma, a gestão de permanência evita que o estudante demonstre insatisfação e evada. Ao investir neste tipo de gestão a IE pode ter alguns benefícios, como:
1) Acompanhar o desempenho acadêmico
Alunos que estão com baixo rendimento, inadimplentes ou até mesmo com baixa frequência podem ser potenciais evasores. A IE pode identificá-los com facilidade, e buscar ativamente prestar apoio para auxiliar o estudante.
Mas, cuidado: É importante acompanhar todos os alunos, mesmo os que tenham um alto nível de desempenho.
No Módulo Sala de Aula, do Gennera Academic One, é possível verificar a presença, acompanhar e rastrear o rendimento do estudante, o que por consequência permite a troca de informações assertivas entre os professores, alunos, pais e responsáveis.
Assim, além de criar um ambiente próprio para o desenvolvimento e aprendizagem e, claro, retenção do aluno, é possível também uma aproximação dos membros da comunidade escolar.
2) Escuta ativa
A gestão de permanência pode ser associada diretamente ao acompanhamento das queixas, elogios e outros apontamentos dos estudantes, pais e responsáveis.
A retenção de alunos, isso deve ser usado para monitorar possíveis insatisfações que levem à não renovação da matrícula.
Aproximação do estudante
Construir uma relação próxima com o aluno faz com que ele se sinta amparado pelos gestores e docentes, o que, por sua vez, fideliza este estudante.
Não existe uma resposta única para quando a campanha de rematrícula deve começar. Mas é muito importante que a campanha esteja vinculada a uma boa gestão de permanência, que deve ser ininterrupta ao longo do ano letivo.
A campanha de rematrícula, na prática, faz parte de uma estratégia permanente.
É indispensável que o planejamento da campanha de rematrícula ocorra na máxima antecedência de tempo possível. Assim, ela estará alinhada com a gestão de permanência como um todo, e atenderá aos interesses estratégicos da IE.
Como melhorar a experiência de rematrícula?
Para melhorar a experiência de rematrícula, e aumentar as chances de retenção de alunos, as IE devem adotar estratégias que facilitem e melhorem a experiência do aluno.
Aqui estão 3 dicas para tornar o processo de rematrícula mais eficaz:
1) Acesso a informações
A rematrícula é um processo complexo. Portanto, as IE devem ter certeza de que os alunos têm acesso a todas as informações de que precisam e que entendem o processo por completo.
Uma dica é realizar reuniões com os pais e responsáveis para informá-los sobre o fim do período letivo, contar as melhorias que foram feitas e outras que ainda serão implementadas.
Para turmas adultas, é fundamental manter canais de comunicação onde o público está, como redes sociais e e-mail.
2) Ofereça condições especiais
Proponha descontos diferentes para quem já é aluno: pode ser no valor da rematrícula, na primeira mensalidade, em material didático e até em cursos adicionais.
Além de descontos, dar brindes pode ajudar na retenção dos alunos: ingressos para shows e congressos, materiais de papelaria, entre outros.
O mais importante, no entanto, é que o principal diferencial sejam as atividades acadêmicas da própria IE, sejam elas curriculares ou extracurriculares.
3) Ofereça soluções para a inadimplência
Muitos casos de transferência de alunos se dão por problemas financeiros.
Essa situação pode acontecer devido a uma mudança no quadro familiar ou de um aumento de taxa, que deixou a mensalidade acima do orçamento.
Se este for o caso, a escola pode oferecer um acordo, renegociar a dívida e até mesmo oferecer várias formas de pagamento.
O Gennera Academic One, por exemplo, tem o Módulo Financeiro. Através dele é possível administrar todos os dados relacionados aos alunos, enviar um e-mail para pais e responsáveis lembrando que a data do pagamento da mensalidade está se aproximando.
Estas são medidas que podem facilitar a resolver a inadimplência, e claro, garantir a retenção do aluno.
4) Simplifique o momento da matrícula
Garantir que o processo de rematrícula seja agradável, além de melhorar a experiência do aluno, traz também comodidade. O Gennera Academic One, possui o Módulo Matrícula, que permite realizar a matrícula online e 100% digital.
A partir do Módulo Matrícula, o aluno pai ou responsável pode fazer tudo sozinho, porque o processo é 100% online.
Esta autonomia, além de trazer comodidade e melhorar a experiência do aluno, faz com que todos os colaboradores ganhem tempo, já que não terão que organizar documentos e as informações ficam disponíveis em um só lugar.
Conclusão
Melhorar o LTV é fundamental para a saúde financeira da sua instituição. Você já dá a devida atenção para o período de matrículas, ou ainda está “deixando acontecer”?
Torne o processo de matrículas mais fácil, óbvio e simples!
Converse agora mesmo com um dos nossos especialistas, e entenda como a Gennera pode te ajudar em todas as etapas do ano letivo.
Não perca tempo, nem matrículas: vem ser Gennera!